OCRとは?ペーパーレス化にオススメな理由!

  • 2021.08.25
  • OCR

OCRって何?

近年、企業間で普及が進んでいる「RPA」ですが、それと併用して普及が進んでいるのが「OCR」です。むしろ、「RPA」の導入には「OCR」の導入も不可欠だと言われるほど推奨されています。

「働き方改革関連法」の施行により、企業間では業務効率化・労働環境の改善をする動きが強くなっており、アナログな手法のデジタル化がどんどん進んできております。

最近注目の「OCR」も、今後の業務効率化に欠かせないものとなるでしょう。

そこで、本記事では「OCR」について詳しく解説していきます。

OCRとは?

手書き文字をデータ化

OCRとは、紙面にかかれている文字を読み取り、テキストデータに変換する光学文字認識の技術です。スキャナーやカメラ等で紙面をスキャン・撮影し、その中の文字を画像データではなくテキストデータとして読み取ることができます。

そのため、読み取ったテキストデータをRPAで処理することにより、紙面までもデジタルで処理することが可能になります。RPAの導入が進んでいる企業の間でもOCRが併用され、ペーパーレス化がどんどん進んでいます。

OCRを導入するメリット

OCRを導入することは

  • 処理速度の向上
  • 書類の管理がしやすくなる
  • 転記ミスの低減
  • 書類保管スペースの削減

などのメリットがあります。

中小企業向けのOCRツールはコチラの記事で紹介しています↓

【最新】OCRツール5選!中小企業向けのおすすめOCRツール!

処理時間の削減

従来は・・・

データ化したい書類の枚数が多ければ多いほど、【書類の用意→転記→確認→次の書類の用意】というサイクルが多くなり、かなりの時間と労力がかかってしまいます。

OCRを導入すると・・・

そこでOCRを使うことによりすぐにデータ化が可能なため、データ化に費やす時間を有効活用することができるようになります。

書類の管理がしやすくなる

従来は・・・

どんどん積み重なる書類は、目的の情報を探したり、いるものといらないものを仕分けするのも一苦労。中には一日中書類の整理をしていることがあるという企業も・・・

OCRを導入すると・・・

紙面をデータ化することにより、積み重なる書類をまとめてデータベースとして利用できるようになります。そのため、過去に読み取ったデータも簡単に検索できるようになります。

また、紙面や画像データだと、目的のデータにたどり着くまでかなり時間がかかってしまいますが、OCRでデータ化しておけば無駄な労力をかけずに管理することができます。

転記ミスの低減

従来は・・・

紙面から文字データを抜き出す作業を目視で行った場合、やはり入力ミスがでてきたり、転記に時間がかかってしまうなどの問題点があります。

OCRを導入すると・・・

OCRはロボットによる読み取りのためミスが少なく、読み取りに時間がかかりません。

書類保管スペースの削減

従来は・・・

書類の保管スペースにも限りがあると思います。どんどん書類が溜まってくると、次第にスペースが足りなくなっていき、オフィスの空間を圧迫してしまう恐れがあります。また、溜まった書類の仕分け作業などの手間も出てきてしまったり、万が一、災害などが起きてしまった場合は書類ごとなくなってしまう危険があります。

OCRを導入すると・・・

OCRを使って、書類をデータ化しておくことで、保管スペースが不要になり、それによって面倒な仕分け作業も不要になります。さらにデータ化した書類をクラウド上に保存しておけば、災害時でもデータの紛失を阻止することができます。

OCR利用時の注意点

読み取りは完璧ではない

手書き文字の識別性能は、OCRツールによって個体差がありますので、正確に認識されない場合もあります。さらに、手書き文字になると、書き手のクセなどによりうまく認識できない場合もあるので、読み取り後にはしっかり確認を行うと良いでしょう。

非定形の書類には対応できない場合がある

こちらもツールによりますが、決まったレイアウトからずれていたり、レイアウトが定まっていない書類は読み取りできない場合があります。もちろん非定型書類にも対応しているツールのほうが活用の幅は広いので、自社に合うツール選びは慎重に行うと良いでしょう。

まとめ

OCRを導入することにより、書類のデータ化をより効率的に行う事ができるようになります。今後、働き方改革などの影響で、企業間では業務効率化や労働環境の改善の動きが強まっていきます。

定型業務の自動化に使われているRPAの普及は、より一層進んでいくため、RPAとの併用をお考えの方も多いかと思います。

使いこなすことができれば、自社の業務効率化に大いに貢献してくれるものなので、導入前にしっかり比較し、自社にあったOCRツールを導入しましょう。

最後に

MICHIRU OCR

弊社では、99%正確に読み取りが行える「MICHIRU OCR」を提供しています。

従来のOCRに足りなかった「確認作業」を専任スタッフが行うことにより、読み取りの正確率はほぼ100%を誇ります。
※人間でも判別不可能な場合を除く。

また、弊社で提供している「MICHIRU RPA」とのセット割引も行っておりますので、導入をお考えの方は是非ご相談ください。

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